Upphandling och inköp

Norrtälje kommun har möjlighet att ansluta sig till samordnade upphandlingar. Samordningen sker genom samverkan med:

ADDA - verksamhetsstöd till offentlig sektor (adda.se)
Stockholms inköpscentral (adda.se)
Kammarkollegiet (avropa.se)

Stono–Kommunerna inom Stockholm Nordost, Täby, Danderyd, Norrtälje, Vallentuna, Österåker och Vaxholm, har avtalat om ett fördjupat upphandlingssamarbete. Inom ramen för samarbetet genomförs samordnade upphandlingar.

Innan du och ditt företag lämnar anbud, gå gärna igenom följande checklista:

• Är kraven möjliga att uppfylla?
• Är volymen intressant?
• Passar det geografiska läget?
• Passar avtalstiden?
• Finns kapacitet att leverera det som efterfrågas?

Värdefulla tips när du ska lämna anbud

• Påbörja arbetet med anbudet i god tid.
• Läs igenom alla upphandlingsdokument.
• Ställ frågor och förtydliganden så tidigt som möjligt i processen.
• Var noggrann när du besvarar anbudet och följ de administrativa föreskrifterna.
• Svara på det som efterfrågas, varken mer eller mindre.
• Se till att anbudet är skrivet på det eller de språk som efterfrågas i upphandlingsdokumentet.
• Håll kontaktuppgifterna i upphandlingsverktyget uppdaterade.
• Lämna in anbudet i tid.

Till Upphandlingsverktyget

• E-avrop (E-avrop.se)

Norrtälje kommun använder idag Visma Proceedo som ett elektroniskt verktyg för
inköp till Kommunen. Proceedo är ett inköps- och fakturahanteringssystem som
täcker hela inköpsflödet, från behov till betalning. Proceedo hanterar inköp av
både varor och tjänster inklusive automatisk matchning mot dina fakturor. På
detta sätt kan våra användare vara säkra på att de beställer avtalade varor från
avtalade leverantör varje gång.

För dig som leverantör betyder det mer kvalitativa inköp mot avtalat sortiment.
Automatisk matchning mot order ger dig betydligt kortare ledtider för hanteringen
av dina fakturor. Dessutom kan du enkelt säkerställa helt elektroniska flöden till
och från oss, från order till faktura.

För frågor kring E-handel kontakta upphandling@norrtalje.se

Proceedo supplier center

Supplier center är en tjänst för att skicka elektroniska meddelanden helt
kostnadsfritt till kunder som använder Proceedo. Vi som kund till Procedo kan
bjuda in dig som leverantör för att starta igång med tjänsten.

Kom igång med Proceedo Supplier Center (supplier.proceedo.com)

Affärsmeddelande

Nedan ser ni vilka meddelanden ni kan integrera.

Produktkatalog

En produktkatalog är ett strukturerat elektroniskt dokument som används för att
standardisera och effektivisera utbytet av produktinformation mellan köpare och
säljare. Denna produktkatalog innehåller detaljerad information om produkter och
tjänster, såsom artikelnummer, beskrivningar, priser, och kategorisering, vilket
gör det möjligt för köparens inköpssystem att automatiskt och korrekt hantera
data från olika leverantörer.

Punch-out

Punch-out är en teknik som gör att kommunen kan lämna systemet Proceedo för
att besöka en leverantörs webbutik, välja produkter och sedan överföra dessa val
tillbaka till Proceedo för att slutföra beställningen.

Order

E-order inom Purchase to Pay (P2P) i systemet Proceedo innebär att en
inköpsorder skickas elektroniskt från Proceedo direkt till leverantören till en
ordermail. Detta sker automatiskt efter att beställningen har godkänts av behörig
chef systemet. E-order säkerställer att beställningsinformationen snabbt och
korrekt överförs till leverantören utan behov av manuell hantering, vilket
effektiviserar inköpsprocessen och minskar risken för fel.

Egenhanterad katalog

Vi lägger upp en ordermailadress till er på de produkter vi avtalat. Ni får en
attesterad godkänd order till er mailadress, det kan även vara en rekvisition på ett
köp som ska hämtas fysiskt på plats.

Initiera och planera

När vi har en överenskommelse så skickar kommunen en blankett
(Avropsblankett (svenska) (vismacose.com), där ni anger juridiska uppgifter, kontaktuppgifter,
samt vilka meddelanden ni vill eller kan integrera med och hur kommunikationen
mellan oss ska se ut.

Implementera

När blanketten är ifylld skapar vi ett integrationsavrop till Visma Proceedo. När
arbetet är igång så gäller följande:

• Visma Proceedo sätter upp integrationen i dialog med er.
• När integrationen är klar så behöver vi sätta upp en plan för testning.
• Testning pågår tills båda parter ser att det fungerar.

Sammanfattning

Effektiva orderflöden med hög kvalitet och rätt data är nyckel till bra e-handel. För
kunder med Visma Proceedo blir det enkelt. Som leverantör kan du motta ordrar
via e-post eller flertalet andra kommunikationssätt och orderformat så som
Peppol. Peppol är det kommunikationssätt som föredras gällade både order och
faktura.

Peppol (peppol.eu) är ett europeiskt samarbete med standardiserade format och
kommunikation via peppolnätverket för bättre och enklare kommunikation också
över landsgränser. Visma stödjer självklart kommunikation via peppolnätverket
och samtliga meddelandetyper.

Om du som leverantör vill ta emot order via Peppol så behöver ditt Peppol-ID
anges i kommunens avrop till Visma.

Giltiga orderformat från Visma Proceedo

• PEPPOL BIS Ordering 3
• EHF Ordering 3.0
• EDIFACT D96 ORDERS (ESAP 6.3)
•  cXML (Proceedo egna version av cXML)
• xCBL 3.5

Tillgängliga kommunikationssätt

En order kan sändas via e-post eller integrerat till leverantörens
orderhanteringssystem från Visma Proceedo.
Tillgängliga kommunikationssätt är:

• SFTP
• HTTPS
• Peppol

Kommunens fakturaflöden (Peppolid)

Proceedo E-handeln:

Peppol ID: 0088:7350105981104
Ordrar ska alltid märkas med ordernummer som börjar med POxxxxx

Fakturaadress till kommunen:

Norrtälje kommun
Box 804
761 28 Norrtälje

Alla fakturor till Norrtälje kommun ska vara elektroniska. Observera att fakturor som skickas digitalt via e-post inte är elektroniska. 

• Faktura till Norrtälje kommun

Den tekniska handboken vänder sig till projektörer, exploatörer och entreprenörer som på uppdrag av Norrtälje kommun ska utföra arbeten inom kommunen. Handboken innehåller de tekniska krav och anvisningar som gäller för projekterings- och anläggningsarbeten inom allmänna:

• Gator
• Parker
• Vatten- och avloppsanläggningar

Läs mer

• Teknisk handbok
• Tekniska handboken för VA på Norrtälje Vatten & Avfalls webbsida 

I avtalsdatabasen hittar du Norrtälje kommuns avtal med olika leverantörer. 

Avtalsdatabasen (e-avrop.com)