Kommunala arkiv
Ansvaret för att de kommunala myndigheternas arkiv hålls ordnade och är tillgängliga ankommer på myndigheterna själv. Ordning och reda är en nödvändighet bland annat för att tryckfrihetsförordningens regler om offentlighet och insyn skall kunna utnyttjas.
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för arkivvården och Norrtälje stadsarkiv utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Stadsarkivet ska vårda förvarat arkivbestånd samt främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning.
En arkivbeskrivning ska upprättas för varje myndighet för att underlätta för forskaren att se hur verksamheten och arkivbildningen sett ut över tid.
Den nuvarande organisationen från den 1 januari 2010 består av följande myndigheter:
Kommunstyrelsen, Bygg- och miljönämnden, Barn- och skolnämnden, Utbildningsnämnden, Socialnämnden, Kultur- och Fritidsnämnden och Tiohundranämnden.
Handlingar från verksamheterna bevaras hos respektive myndighet så länge som dessa har behov av handlingarna. I dokumenthanteringsplanen anges vilka handlingar som skall bevaras och vilka som skall gallras (förstöras) för varje myndighet.
Enskilda arkiv
I många kommuner och regioner finns det speciella föreningsarkiv, folkrörelsearkiv eller företagsarkiv som tar emot enskilt arkivmaterial. I Stockholms län saknas detta. Därför bevarar de flesta kommunarkiv i vårt län handlingar från företag, föreningar och personer som har varit verksamma i kommunerna.
I Norrtälje kommun finns dessa enskilda arkiv samlade på Norrtälje stadsarkiv enligt ett beslut i kommunfullmäktige december 1974. Föreningar och organisationer med tonvikt på folkrörelser, inom kommunen ska erbjudas att kostnadsfritt få deponera sina arkivhandlingar för att på detta sätt under bästa tänkbara förhållanden bevara dem för framtiden. Arkivets målsättning att inventera och bevara arkiv har successivt utökats och innefattar idag såväl föreningsarkiv som by- och gårdsarkiv, personarkiv och företagsarkiv.
De handlingar som leveras till Norrtälje stadsarkiv är i allmänhet tillgängliga för forskning.
För att sprida kännedom om de lokala föreningsarkivens samlingar, har Föreningsarkiven i Stockholms län upprättat ett arkivregister för hela länet, se länk.
Arkivregister Stockholms län