Stadsarkivets uppdrag

Stadsarkivet är en enhet inom kommunkansliet på kommunstyrelsekontoret. Stadsarkivets uppdrag är att vårda och förvara arkiv samt att utöva tillsyn på uppdrag av kommunstyrelsen, som är arkivmyndigheten i kommunen. Arkivverksamheten styrs av arkivlagen och kommunens arkivreglemente.

Vårda, förvara och tillgängliggöra arkiv

I stadsarkivet förvaras framförallt pappersarkiv men även andra lagringsmedier som mikrofilm, fotografiskt material och digitalt lagrad information.

Till stadsarkivet överlämnas allmänna handlingar från kommunens förvaltningar och bolag när de inte längre är aktuella för verksamheten. Arkiv ska bevaras för framtiden. Arkiv som bevaras har bedömts vara viktiga för forskning, möjliggör granskning och insyn, samt betydelsefullt för rättssäkerheten.

Stadsarkivet ska främja arkivens tillgänglighet och användning i kulturell verksamhet och forskning.

Sekretess

Vissa handlingar i kommunens arkiv omfattas av sekretess. Om vi nekar att lämna ut en handling och du anser att vi gjort en felaktig bedömning, har du rätt att få ett skriftligt beslut som du kan överklaga. I beslutet ska det framgå hur du går tillväga för att överklaga.

Tillsyn

Varje kommunal förvaltning och bolag ska säkerställa att återsökning går att göra i arkiven med hänsyn till offentlighetsprincipen och insynsrätten. Det ska finnas bra rutiner som garanterar att information och handlingar snabbt kan återfinnas och att myndighetens arkiv säkert bevaras för framtiden.

Det ska finnas en dokumenthanteringsplan som beskriver hur kommunens handlingar hanteras, bevaras eller förstörs. Kommunens förvaltningars och bolags arkiv återsöks i arkivförteckningen. Stadsarkivet utför arkivmyndighetens uppdrag och ger kommunens personal råd och anvisningar.